En el marco de su proceso de modernización y mejora continua, ANCAP exploró la incorporación de Inteligencia Artificial para potenciar la gestión de expedientes y documentación administrativa.
A través de un proyecto piloto, se analizaron distintos casos de uso vinculados a la clasificación, búsqueda y generación documental. Esta iniciativa permitió no solo medir el impacto técnico de la solución, sino también estimar sus beneficios operativos, costos y viabilidad dentro de un contexto organizacional complejo, con altos requerimientos de trazabilidad, confidencialidad y cumplimiento normativo.
Ficha técnica
- Cliente: ANCAP (Administración Nacional de Combustibles, Alcohol y Portland)
- Tamaño/Ubicación: Empresa pública de Uruguay que opera como referente nacional en la producción y distribución de alcohol, cemento portland y combustibles, brindando servicios en todas las regiones del país.
- Objetivos principales:
- Explorar el uso de inteligencia artificial en la gestión de expedientes, aplicando modelos Azure OpenAI en un conjunto de casos de uso.
- Evaluar el beneficio y costo de la incorporación de estas tecnologías al momento de asistir en tareas de clasificación, búsqueda y generación documental.
Objetivos y desafíos
El problema que enfrentaba el cliente antes de adoptar la solución:
- Las carátulas eran creadas manualmente, indexando los expedientes por tema, subtema o de forma patronímica, identificando entidades protagonistas como empresas, personas, organismos o instituciones. El proyecto busca automatizar la identificación y clasificación con Inteligencia Artificial para fiabilizar el proceso.
- Además, se busca permitir la depuración y normalización de la base de datos.
- La clasificación de información (en categorías pública, reservada, confidencial) estaba a cargo de los usuarios. Delegarlo en la Inteligencia Artificial garantiza que la decisión esté basada en el análisis del contenido y los adjuntos, aumentando la trazabilidad y fomentando el cumplimiento de políticas de confidencialidad.
- Los usuarios no utilizaban la funcionalidad de búsqueda avanzada por su complejidad técnica. Para subsanarlo, se plantea incorporar Inteligencia Artificial, permitiendo que las consultas sean realizadas en lenguaje natural e interpretadas por la herramienta, obteniendo resultados más completos.
- Las resoluciones eran generadas manualmente a partir del proyecto de resolución. De automatizarse mediante Inteligencia Artificial, se aplicarían reglas de negocio y formato definidas en cada caso, reduciendo las tareas manuales a la validación del resultado.
Objetivos del cliente:
Mediante la implementación de Inteligencia Artificial, el cliente busca:
- Automatizar y fiabilizar los procesos.
- Mejorar la eficiencia y trazabilidad documental.
- Reducir la carga de trabajo manual de los trabajadores.
- Mejorar los procesos de confidencialidad y cumplimiento de políticas.
- Simplificar las herramientas para que todos los usuarios puedan utilizarlas.
- Reducir tiempos de validación.
La solución
- Se planificó el proyecto en tres etapas. En preparación se acuerda el alcance del proyecto, se estiman tiempos, costos y esfuerzos y se define el marco de trabajo.
- En una segunda etapa se construyó un proyecto piloto, presentado al cliente para validación.
- A partir de los resultados obtenidos en el piloto, se refinan los modelos de IA apuntando a mejoras progresivas, trabajando en conjunto entre el equipo de desarrollo y el área funcional.
- Se propone integración con un MCP Server.
- La herramienta se hace más accesible al permitir la interacción en lenguaje natural.
Resultados obtenidos
- En tanto a la clasificación temática y patronímica, la eficiencia se vio mejorada por la generación de resumen inicial.
- Las tareas posteriores de clasificación y análisis fueron simplificadas.
- Los temas, personas, empresas y nombres vinculados a la naturaleza del expediente fueron correctamente identificados por la IA, mejorando la base de datos existente con sugerencias razonables.
- En la clasificación de confidencialidad y reserva, la IA tuvo un desempeño sólido.
- Se detectó mayor rigor en aplicar criterios legales que en la práctica habitual.
- En la búsqueda avanzada de expedientes, se mantuvo la flexibilidad para el usuario sin comprometer la precisión técnica requerida por los filtros del sistema.
- La información generada tiene una estructura adaptable a los filtros temáticos y patronímicos del sistema.
- En la generación automática de resoluciones, los resultados obtenidos respetaron correctamente las reglas establecidas, optimizando los tiempos de validación.
Conclusión
La experiencia permitió confirmar que la aplicación de Inteligencia Artificial en la gestión de expedientes aporta mejoras concretas en eficiencia, trazabilidad y simplificación de tareas para los usuarios.
Los resultados obtenidos en el piloto sientan una base sólida para futuras etapas de evolución, consolidando a la IA como una herramienta estratégica para fortalecer la gestión documental en organizaciones de gran escala.