El antiguo ePrios era un programa con tecnologías obsoletas que requería instalación, por lo que gran parte del proceso se debía llevar adelante de forma manual. El nuevo sistema ePrios, es una aplicación web que permite la digitalización de información, automatización de procesos y comunicación entre las diferentes áreas intervinientes, facilitando una auditoria eficiente.
Ficha técnica
- Cliente: Ministerio del Interior – Dirección Nacional de Policía Científica.
- Tamaño/Ubicación: Abarca a todo el territorio nacional y embajadas a nivel del mundo.
- Objetivos principales:
- Brindar una mejor calidad de la información.
- Llevar un mejor registro de los antecedentes judiciales.
Objetivos y desafios
El problema que enfrentaba el cliente antes de adoptar la solución:
- No se podía asociar una foto a cada prontuario.
- No contaba con la posibilidad de indicar la carga obligatoria de ciertos datos, por lo que se perdía la carga de información relevante.
- Anteriormente ePrios era un programa, por lo que tenía que instalarse en una PC. Esto incurría en que solo se podía trabajar en el equipo que tenia instalado el programa, además de todos los costos y logística que implicaba instalar el programa en dicho equipo.
- No era posible verificar la identidad del procesado en tiempo real, por lo que se fichaba a quien decía ser la persona, lo cual podía no ser correcto.
- Se utilizaban programas diferentes para fichar mayores y menores, con bases de datos separadas y diferentes funcionalidades. Por ejemplo, el programa de menores no indicaba cuando la persona ya tenia muestra de ADN, lo que llevaba a la toma de muestra reiterada, acarreando gastos extras y exceso de trabajo para los funcionarios.
- No permitía realizar modificaciones ni mejoras en el servicio.
- Al no contar con alertas ni notificaciones, el sistema dificultaba las tareas colaborativas, entorpeciendo la colaboración entre áreas.
- No tenía interacción con otros servicios.
Estos problemas repercutían en términos de costos, tiempo y exceso de trabaja:
- El fichaje demoraba aproximadamente 30min.
- En muchos casos no se realizaban los fichajes en tiempo real, sino que se acumulaban y posteriormente se cargaban en el sistema. En consecuencia, la información no estaba disponible de inmediato.
- Desde el interior del país se enviaba la información a Montevideo y sólo en la capital se cargaban los fichajes de menores.
- Las comunicaciones judiciales no estaban digitalizadas, por lo que frente a la solicitud de una certificación de antecedentes se debía revisar el archivo físico de Legajos, destinando tiempo a una tarea manual obsoleta.
Objetivos del cliente:
- Obtener información en tiempo real.
- Minimizar el tiempo de verificación de identidad.
- Unificar las bases de datos.
- Unificar el numero de prontuario a nivel nacional.
- Reorganizar la numeración del registro fotográfico por .
- Tener auditorias concisas y precisas.
La solución
- Se pasó de un programa a una aplicación web, permitiendo que en cada jefatura se pueda acceder desde más de una PC.
- Los servidores ya no están en dominio de la Policía Científica sino del MI.
- Se utiliza reconocimiento facial para hacer la validación de identidad en tiempo real.
- Se unificó el formato de la ficha a nivel departamental, tanto para Policía Científica como los demás organismos que interactúan con la información.
- Se automatizo la generación del numero de prontuario y el número de registro fotográfico.
- Al consumir la información de DNIC, se precargan los datos correspondientes a la información filiatoria, facilitando el trabajo al funcionario y agilizando los tiempos.
- Se agrega la participación de áreas y procesos que anteriormente no integraban el sistema, mejorando el registro y trazabilidad de la información.
- El nuevo sistema cuenta con notificaciones para alertar a los usuarios de determinadas áreas sobre la disponibilidad de la información necesaria para proceder, agilizando las tareas y evitando retrabajos.
- Se cuenta con un módulo de auditorías que permite conocer las modificaciones realizadas, quién las hizo y cuándo, especificando los valores anteriores y los nuevos que el usuario ingresó y/o modificó en el prontuario.
- Se añade un módulo de reportería que permite acceder a métricas e indicadores anteriormente extraídos de manera manual, mejorando así los tiempos de respuesta y la veracidad de la información.
Resultados obtenidos
- Fichaje completo en cinco minutos.
- Validación de identidad en tiempo real.
- Notificación de verificación de identidad por parte de DIIC para que DECA pueda proceder a la asociación del ADN.
- Reducción en gastos de espátulas al contar con notificaciones para muestras de ADN existentes, tomadas a mayores o menores de edad.
- Reducción en tiempos de respuesta en consultas de antecedentes judiciales al contar con las comunicaciones digitalizadas y asociadas a cada delito.
Conclusión
Es un cambio rotundo para la Policía Nacional, facilitando el acceso a la información no solo en tiempo real sino también con mayor fiabilidad.